Abrechnung der Verträge (Mitgliedschaften)

1. Betätigen Sie die Funktionskachel [Abrechnung].

2. Auswahl des Kontos/Art der Abrechnung

3. Vorgang der Abrechnung

Die Abrechnung der Verträge erfolgt in 5 Schritten:

3.1. Vorbereitung der Abrechnung

Im ersten Schritt werden die Datumsangaben für die Abrechnung festgelegt.

Datum Abbuchung: nächster Fälligkeitstag der Verträge, die gebucht werden sollen

Datum Bank Gutschrift: Fälligkeitsdatum, an dem Ihre Bank die Beiträge auf Ihr Konto gutschreibt (Achtung: bitte auf die SEPA-Einreichungsfristen achten!)

 Anschließend wird durch –IBAN/BIC– eine Prüfung sämtlicher eingetragener Bankverbindungen durchgeführt. Die Abrechnung kann nur bei einer fehlerfreien Überprüfung vorgenommen werden.

3.2. Verträge für Abbuchung verlängern/ändern

Im zweiten Schritt werden durch klicken auf den zweiten Balken sämtliche Verträge zum ausgewählten Datum gesetzt (verlängert). Hierdurch entsteht die Fälligkeit der Verträge im System.

3.3. Erfassung der fälligen Verträge

Im dritten Schritt werden Ihnen sämtliche Verträge angezeigt, bei denen zum ausgewählten Datum ein fälliger Beitrag entstanden ist.

Sie können die anstehenden Buchungen einsehen und überprüfen. Durch Aufrufen der Stammdatenmaske einer Person können Sie jederzeit noch Korrekturen vornehmen.

Sind alle Buchungen korrekt, klicken Sie bitte auf den Button [Abbuchung vornehmen].

Die angezeigten Buchungen wurden den jeweiligen Personen/Kunden als Forderung auf das Kundenkonto gebucht.

3.4. Erstellung SEPA-Lastschrift Datei

Vierter Schritt: Es werden nun alle Personen/Kunden mit der Zahlungsart Lastschrift und einer offenen Forderung (Soll-Buchung) auf dem Kundenkonto erfasst. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die anstehenden Lastschriften einzusehen und zu überprüfen. Korrekturen können Sie an dieser Stelle durch Eingaben von Forderungen/Einzahlungen (Haben-Buchung) auf das jeweilige Kundenkonto der Person/des Kunden vornehmen.

Sind alle anstehenden Lastschrifteinzüge korrekt, klicken Sie bitte auf den Button [SEPA-Datei mit diesen Beträgen erstellen].

3.5. SEPA-Datei auf den PC speichern

Im letzten Schritt der Abrechnung können Sie die erzeugten SEPA-Lastschrift Dateien lokal auf Ihren PC speichern und anschließend Ihrer Bank übertragen.

Das System differenziert zwischen Erstlastschriften und Folgelastschriften.  Die jeweiligen Dateien sind über den Button [SEPA Datei mit diesen Beträgen abrufen] abzurufen.

Als Abschluss der Abrechnung klicken Sie bitte auf den Button [SEPA-Datei korrekt-Buchen Abschluss].

Die laufende Abrechnung beendet sich hierdurch. Die erstellten SEPA-Lastschriftdateien können Sie jederzeit im Archiv [SEPA-Dateien] einsehen und erneut abrufen.